Termini di servizio.

1. Chi siamo e cosa regoliamo

Questi Termini regolano l'uso di Mailia Workspace, suite italiana di strumenti per la comunicazione aziendale erogata da Quattuordecim S.p.A. Società Benefit, Via Montenapoleone 8, 20121 Milano (MI), P.IVA 14314550964 (“Mailia”, “noi”).

La registrazione di un account implica l'accettazione integrale di questi Termini e della nostra Privacy Policy. Se usi Mailia per conto di un'azienda, dichiari di avere l'autorità per vincolare tale azienda a questi Termini.

2. La suite Mailia Workspace

Mailia Workspace comprende i seguenti servizi, utilizzabili singolarmente o in combinazione:

• Mailia Mail — Caselle email aziendali con dominio personalizzato, webmail, IMAP/SMTP.
• Mailia Marketing — Email e SMS marketing, automazioni, segmentazione, A/B test, analytics.
• Mailia Calendar — Calendari condivisi, prenotazioni online, sincronizzazione CalDAV.
• Mailia Drive — Cloud storage aziendale, condivisione file, versioning, accesso multi-device.
• Mailia Shorter — Accorciamento URL con dominio personalizzato, QR code, analytics click.
• Mailia Transfer — Trasferimento file di grandi dimensioni via link protetto con scadenza.

Ogni servizio può avere condizioni specifiche descritte nelle sezioni dedicate di questo documento. In caso di conflitto, le condizioni specifiche prevalgono su quelle generali.

3. Account e responsabilità

Per accedere ai servizi è necessario creare un account con dati veritieri e aggiornati. Sei responsabile della custodia delle credenziali e di ogni attività compiuta sotto il tuo account, incluso l'uso non autorizzato. La condivisione delle credenziali è vietata: per coinvolgere più operatori usa la funzione Team disponibile nella dashboard.

Età minima per la registrazione: 18 anni. Se operi come libero professionista o azienda, la partita IVA comunicata deve essere valida e attiva.

Mailia può sospendere o chiudere un account in caso di violazione di questi Termini, attività fraudolenta o rischio per la sicurezza della piattaforma o degli altri utenti.

4. Uso accettabile — regole generali

Indipendentemente dal servizio utilizzato, è sempre vietato:

• Usare Mailia per attività illegali, fraudolente o lesive di diritti altrui.
• Diffondere malware, phishing, ransomware o qualsiasi codice dannoso.
• Effettuare reverse engineering, decompilare o tentare di accedere al codice sorgente della piattaforma.
• Sovraccaricare i sistemi con richieste automatiche, scraping massivo o attacchi DoS.
• Rivendere o sublicenziare l'accesso a Mailia senza autorizzazione scritta.
• Impersonare Mailia, i suoi dipendenti o altri utenti.

La violazione di queste regole comporta la sospensione immediata dell'account, senza preavviso e senza rimborso per il periodo non fruito.

5. Condizioni specifiche per servizio

5.1 Mailia Mail

Il servizio Mail consente di creare caselle email su domini di tua proprietà. Sei responsabile della corretta configurazione DNS del dominio e del contenuto di tutti i messaggi inviati dalle caselle attivate sul tuo account. È vietato usare Mailia Mail per inviare spam, messaggi non sollecitati o comunicazioni che violino il GDPR o la Direttiva e-Privacy. Mailia può disabilitare caselle che violino queste regole o che risultino sorgenti di spam segnalate dalle principali blacklist internazionali.

Le caselle e i dati (email, allegati) sono ospitati su server in Italia e Germania. Il backup è effettuato quotidianamente con retention di 30 giorni sul piano Starter e 1 anno sui piani Pro e Business.

5.2 Mailia Marketing

Il servizio Marketing permette l'invio di comunicazioni commerciali via email e SMS a liste di contatti. L'utilizzo è consentito esclusivamente verso destinatari che abbiano fornito consenso esplicito ai sensi del GDPR. È vietato:

• Caricare o usare liste di contatti acquistate, noleggiate o raccolte senza consenso.
• Inviare comunicazioni a minori di 14 anni senza consenso del genitore/tutore.
• Mascherare il mittente o l'oggetto in modo ingannevole (anti-phishing).
• Superare i volumi di invio del piano sottoscritto senza aggiornare il piano stesso.

Mailia monitora i tassi di rimbalzo, disiscrizione e segnalazione spam. Superamento soglie critiche (bounce >5%, spam rate >0,3%) può comportare limitazione o sospensione degli invii.

5.3 Mailia Calendar

Il servizio Calendar permette la gestione di calendari condivisi e pagine di prenotazione pubblica. Se crei una pagina di booking pubblica, sei responsabile della correttezza delle disponibilità indicate e del rispetto degli appuntamenti confermati. Le integrazioni con servizi di terze parti (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar) sono soggette ai termini di quei servizi. Mailia non è responsabile di disallineamenti dovuti a malfunzionamenti di API di terze parti.

5.4 Mailia Drive

Il servizio Drive consente il caricamento, la conservazione e la condivisione di file aziendali. È vietato caricare:

• Contenuti che violano diritti d'autore o diritti di terzi.
• Materiale illegale, osceno o che viola la normativa vigente.
• File eseguibili o script malevoli di qualsiasi tipo.

Ogni file caricato è sottoposto a scansione antivirus automatica. File rilevati come pericolosi vengono messi in quarantena e l'utente ne viene notificato. Lo spazio di archiviazione è quello del piano sottoscritto: al raggiungimento del limite gli upload sono bloccati fino all'upgrade del piano o alla liberazione di spazio.

5.5 Mailia Shorter

Il servizio Shorter permette di creare URL brevi, anche con dominio personalizzato. È vietato usare Shorter per reindirizzare verso:

• Siti di phishing, malware o contenuti illegali.
• Pagine che violano la normativa sulla pubblicità ingannevole.
• Contenuti che violino i diritti di terzi o le norme sul diritto d'autore.

Mailia si riserva di disattivare link che ricevano segnalazioni di abuso o che risultino in blacklist dei principali browser e motori di ricerca. I dati analitici (click, paese, dispositivo) sono raccolti in forma aggregata e anonimizzata nel rispetto del GDPR.

5.6 Mailia Transfer

Il servizio Transfer consente l'invio di file di grandi dimensioni tramite link temporaneo. I file caricati sono automaticamente eliminati alla scadenza del link (da 1 a 30 giorni a seconda della configurazione). È vietato caricare file che violino il diritto d'autore, contenuti illegali o materiale soggetto a normative di esportazione (es. tecnologie a duplice uso). Mailia non è responsabile del contenuto dei file trasferiti: la responsabilità rimane interamente dell'utente che carica e condivide il link.

Il limite di dimensione per trasferimento è definito dal piano sottoscritto. I file vengono crittografati a riposo (AES-256) e in transito (TLS 1.3). Dopo la scadenza o la cancellazione del link, i file vengono eliminati in modo permanente e non recuperabile.

6. Piani, pagamenti e fatturazione

I prezzi aggiornati per ogni servizio sono disponibili su mailia.it/prezzi. I piani possono essere mensili o annuali. I pagamenti sono gestiti tramite Stripe. Accettando un piano a pagamento, autorizzi l'addebito ricorrente fino a cancellazione.

• Il piano Free è gratuito senza scadenza, con limiti di utilizzo definiti per ogni servizio.
• I piani a pagamento si rinnovano automaticamente alla scadenza del periodo.
• Le modifiche di piano (upgrade/downgrade) hanno effetto immediato con eventuale conguaglio pro-rata.
• Le fatture sono emesse in formato elettronico e inviate all'email dell'account.
• Prezzi e piani possono variare con 30 giorni di preavviso via email.

In caso di mancato pagamento, il servizio viene sospeso dopo 7 giorni di tolleranza e terminato dopo 30 giorni, con eliminazione dei dati.

7. Proprietà intellettuale

La piattaforma Mailia, il suo codice, il brand, i loghi e tutta la documentazione sono di proprietà esclusiva di Quattuordecim S.p.A. Società Benefit. L'uso di Mailia non ti trasferisce alcun diritto di proprietà intellettuale sulla piattaforma.

I contenuti che carichi o invii tramite Mailia (email, file, contatti, testi, immagini) restano di tua proprietà. Ci concedi una licenza tecnica limitata, non esclusiva e revocabile, necessaria esclusivamente per erogare il servizio (es. memorizzare, trasmettere, visualizzare i contenuti). Mailia non accede ai tuoi contenuti salvo che per supporto tecnico esplicito da parte tua.

8. SLA e disponibilità

Mailia si impegna a garantire una disponibilità annuale obiettivo del 99,5% per tutti i servizi della suite, escluse le finestre di manutenzione programmate (comunicate con almeno 48 ore di anticipo via email e su status.mailia.it).

In caso di indisponibilità superiore alla soglia contrattuale in un mese solare, riconosciamo crediti di servizio proporzionali al downtime, applicabili al ciclo di fatturazione successivo. I crediti non sono rimborsabili in denaro. La responsabilità complessiva di Mailia per qualsiasi evento è in ogni caso limitata all'importo pagato dall'utente nei 12 mesi precedenti al fatto.

9. Privacy e protezione dei dati

Il trattamento dei dati personali è descritto nella nostra Privacy Policy e nel Data Processing Agreement (DPA), disponibile per i clienti che lo richiedono a privacy@mailia.it.

Tutti i dati sono ospitati su server certificati ISO 27001 in Italia e Germania. Non vendiamo né condividiamo i tuoi dati con terze parti a fini commerciali. I sotto-responsabili del trattamento sono elencati nel DPA.

10. Recesso e cancellazione

Puoi cancellare il tuo account in qualsiasi momento da Dashboard → Impostazioni → Privacy → Elimina account. La cancellazione comporta:

• Cessazione immediata dell'accesso a tutti i servizi Mailia Workspace.
• Eliminazione di tutti i dati entro 30 giorni dalla richiesta.
• Conservazione dei soli dati obbligatori per legge (fatture, IVA) per il periodo previsto dalla normativa fiscale italiana.

Non sono previsti rimborsi per periodi parziali già pagati, salvo diversa previsione di legge (es. diritto di recesso entro 14 giorni per consumatori — D.Lgs. 206/2005, art. 52). Per i contratti B2B il recesso dal piano annuale non dà diritto a rimborso pro-rata.

Ti consigliamo di esportare i tuoi dati prima di cancellare l'account: ogni servizio offre funzione di export (CSV, .ics, .eml, .zip) accessibile dalla dashboard.

11. Modifiche ai Termini

Mailia può aggiornare questi Termini con un preavviso di 30 giorni via emailall'indirizzo associato all'account. Le modifiche entrano in vigore alla data indicata nella comunicazione. Continuare a usare i servizi dopo tale data equivale all'accettazione delle nuove condizioni. Se non accetti le modifiche, puoi cancellare l'account prima della data di entrata in vigore.

12. Legge applicabile e foro competente

Questi Termini sono regolati dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia relativa all'interpretazione o all'esecuzione di questi Termini il foro esclusivo è il Tribunale di Milano, salvo diversa previsione di legge per i consumatori.

Per questioni contrattuali, legali o di compliance scrivi a legal@mailia.it.